Товарные потери в магазине: как выявить, списать и предотвратить
Игорь открыл продуктовый магазин, и первые три месяца все шло хорошо. А потом начались «чудеса»: то часть товаров постоянно уходит в минус по учету, то не хватает 30 батонов, то фрукты и овощи списываются ящиками. Еще одна проблема — продавец заказывает все больше товаров, а продажи не растут.
Это сигналы, что работа с потерями в магазине не ведется. Как не терять деньги и наладить процессы — обсудили с экспертом в ритейле Ириной Борисовой. Разбираем виды товарных потерь, какой процесс самый убыточный в торговой точке, какие действия снижают потери, где причина ущерба — ошибки в работе, а где — воровство.
Что вы узнаете
Статистика, виды и причины товарных потерь в магазине
Проводя много лет анализ потерь в ритейле, я вижу примерно такую статистику:
- 60–70% потерь возникает из‑за ошибок в процессах, халатности и хищений персонала. Чаще всего это результат махинаций на кассе (~50%) и на приемке товаров (~25%).
- 25–40% приходится на кражи покупателей. Здесь несколько групп: умышленные «несуны» (воруют с целью перепродажи), дети (для развлечения), группа риска (наркоманы, алкоголики) и клептоманы (встречаются редко и не наносят такой урон, как другие).
- 5% — естественная убыль.
Иногда убытки от потерь набегают постепенно. Например, когда сотрудники продуктового понемногу съедают что‑то из товаров. Об этом сигналят фантики и этикетки в туалете, раздевалке, комнате персонала. А бывают и крупные аферы. В одном супермаркете нам удалось предотвратить кражу на 20 000 ₽: «покупатели» набрали три тележки продуктов, кассир пробила только одну, две оставшиеся подельники пытались унести.
Количественные и качественные потери
Чтобы выявлять причины убытков и ставить точки контроля, товарные потери магазина делят на два вида.
Разберем не самые очевидные причины.
| Что влияет на потери магазина | Пример |
|---|---|
| Естественная убыль. Возникает из-за усушки, утряски, испарения, вымораживания и других естественных факторов | Фрукты и овощи при транспортировке и хранении активно теряют влагу |
| Предреализационные потери. Это отходы, которые возникают при подготовке продуктов к перевозке и продаже | Сыр крошится, когда его нарезают для продажи вразвес |
| Неправильное хранение и повреждение товаров | Цветы теряют товарный вид и засыхают, если не проверять срезы и вовремя не поливать растения в горшках. Одежда мнется и даже может порваться из‑за плотной развески. Пакеты со строительными смесями рвутся из‑за неправильной раскладки |
| Махинации персонала и кражи покупателей — единичные и систематические | Сговор приемщика товаров с экспедитором. К примеру, вместо 10 коробок мандаринов в магазин заносят только 8. Две коробки остаются в машине — их махинаторы реализуют на сторону. Мнимая продажа: кассир договаривается со знакомым, что тот играет роль покупателя. Кассир делает вид, что проносит товары через сканер, а на самом деле закрывает штрихкоды, и позиции не сканируются |
Самый убыточный процесс в торговле — возвраты поставщикам. Один из примеров: мы с командой продуктового магазина рассчитали потери 1,3 млн человеко‑часов в месяц, когда за день проходит 10 возвратов. Вычислили это опытным путем, засекая хронометраж каждой операции.
Мой совет: лучше договориться с поставщиком о скидке 2–5%, которая покроет стоимость неликвидных позиций, чем бороться с потерями в магазине через постоянные возвраты.
Топ-5 способов, как сократить товарные потери магазина
- Проверять товар на приемке, ежедневно перебирать скоропорт.
- Установить допустимые проценты потерь.
- Не доверять закупки продавцам.
- Поставить правильные стеллажи на склад.
- Фасовать товар в подходящую упаковку.
Разберем их подробнее.
Организуем качественную приемку и контроль товаров
Возьмем для примера продуктовый ритейл. При разгрузке машины от поставщика стоит перебрать скоропортящиеся позиции. Если оставить в ящике 1—2 подпорченных апельсина, через три дня окажется уже 6 гнилых штук.
Следующая задача для минимизации потерь — установить регламентом, когда продавцы должны проверять товар на витрине и складе. Это необходимо, чтобы оперативно убирать гниль, проверять сроки годности. Я назначаю контрольные часы как минимум два раза в смену: в 9 утра контроль витрины после ночи и в 16 часов выкладка товара из новой поставки с проверкой ранее выставленных позиций. Таким образом сокращаем потери в магазине до 2%. Если не перебирать качественно два раза в день, то потери могут доходить до 10%.
Лайфхак, как уменьшить потери в магазине из‑за просрочки
Контроль за сроками годности можно автоматизировать. В программе для магазинов Saby Retail (СБИС Розница) товаровед видит в специальном отчете все остатки, отсортированные по срокам годности. Просроченные позиции — сверху и выделены красным.
Екатерина Плесовских, эксперт по автоматизации розничных продаж
Утверждаем допустимый процент потерь магазина
Установите свои нормы, не ориентируйтесь на средние значения по похожим магазинам. У кого‑то это будет 1,5% от оборота, у кого‑то — 3 или даже 5%. Когда в магазине нет статьи расходов под потери, сотрудники начинают ловчить, воровать и обманывать. От этого страдает и бизнес, и сервис для покупателей.
Мой совет: проведите расчет товарных потерь опытным путем. Например, из‑за разного климата процент усушки колбасы в Якутии и Краснодарском крае будет отличаться.
С владельцами магазинов мы действуем так. Выкладываем 1 кг колбасы в холодильник и в течение недели смотрим, что с ней происходит: насколько усохла, как долго не портится в таких условиях. Фиксируем полученный процент потерь.
Организуем процесс закупки на основе аналитики
Отдать заказы товаров продавцу — одна из главных ошибок в управлении магазином. Это я вижу на всех объектах, куда приезжаю для консалтинга. Владельцам кажется, что раз условная Зинаида Ивановна давно работает и так хорошо знает наш ассортимент, то и закажет все как надо.
Что не так в делегировании закупок продавцу. Зинаида Ивановна не сидит в товароучетной программе, не видит там лидеров продаж, не знает оборачиваемости товаров, не в курсе последних тенденций. Она забывает учесть трафик выходного дня, конверсию рабочей недели. Но из самых благих побуждений хочет наполнить магазин разными товарами. Или торговый представитель убеждает ее взять по дружбе 10 ящиков минералки 0,5 л, чтобы ему сделать план. А эта вода — самый неходовой товар для точки.
В итоге магазин забит неликвидом: товары портятся, занимают место, «замораживают» деньги. А владелец пытается понять: «А где деньги‑то, Зин?»
Реальный случай
В сельском магазине площадью 130 кв. м продавец закупила 43 вида чипсов Lay's. Хотя продаваемых было всего 8 позиций. Кроме этого, склады были забиты непонятно чем.
Владельцу я сказала: «Доставай лопату — пойдем откапывать твои деньги, потому что они все закопаны в складах».
Моя рекомендация: делать закупки на основе аналитики из вашей товароучетной программы. Смотреть, какие позиции в лидерах продаж, какие берут плохо, что приносит больше прибыли, что постоянно идет под списания. Следить за оборачиваемостью товаров.
Что делать с неликвидом. Любыми способами вытаскивать средства, чтобы быстрее вложить их в лидеров продаж. Например:
- Сделать дисконт на такие товары и выделить их более крупным ценником.
- Делать акции с дедлайном по времени продаж и ограничениями по количеству товара, по цене. Например: «Только 3 дня продаем чипсы Lay's по 50 ₽ за пачку!»
Как оценить неликвид и узнать, сколько заказывать товаров
Чтобы знать наверняка, какие товары продаются плохо, строят отчет «АВС‑анализ». Он делит ассортимент магазина на 3 группы по прибыльности: низкомаржинальные и плохо продаваемые товары попадают в группу C. На эти позиции можно запустить акцию и распродать остатки, которые съедают место на полке, а также вывести их из ассортимента.
Сколько нужно заказать товаров, посчитает отчет «Потребности». Например, надо сделать закупки на 2 недели вперед. Отчет проанализирует продажи предыдущего периода, учтет остатки в магазине на текущий момент и предложит оптимальное количество к заказу — за один клик.
Прямо из отчета можно отправить заказ поставщику.
Екатерина Плесовских, эксперт по автоматизации розничных продаж
Ставим на склад стеллажи с большим количеством полок
Экономия на складских системах — проблема многих магазинов. Часто вижу в зонах хранения: товары нагружены в коробки, ящики ставят друг на друга, стеллажи с высокими пролетами. Как следствие — что‑то порвалось, помялось, разбилось, испортилось, про что‑то вообще забыли. Все это убыток магазина.
Чтобы уменьшить потери товара на складе, ставьте туда стеллажи с большим количеством полок, чтобы быстро адаптировать полки под высоту коробок и определенные товары. От этого только выиграете: обеспечите сохранность продукции, будет меньше брака, персонал сможет оперативнее находить нужный товар.
Фасуем товар правильно
Какую роль играет фасовка, хорошо видно на потерях продовольственных товаров. К примеру, возьмем печенье. Когда пакуем его на горячем столе, на подложку с пищевой пленкой, то печенье дольше остается свежим и мягким. Перекладываем в пластиковые коррексы — убытки растут: печенье быстрее черствеет, плюс сама тара выходит дороже.
С фасовкой связана еще одна причина возникновения товарных потерь — списание просрочки. Это бич магазинов несетевого формата: фасуют продукцию в продажную упаковку, но этикет‑пистолетом не проставляют сроки годности. И непонятно, печенье зачерствело из‑за хранения в коррексе или у него вышел срок годности.
Как выявить товарные потери: 5 точек контроля
Первая точка контроля — некорректные остатки товаров в учетной программе.
Все позиции, которые уходят в минус, надо инвентаризировать ежедневно, даже если это небольшая точка и кажется, что все на виду.
К примеру, в сельском магазине Ленобласти у меня настроен регламент: товаровед каждое утро проверяет товарную группу по графику локальных инвентаризаций либо считает позиции, где чаще всего бывают отрицательные остатки. Так мы обеспечиваем, чтобы в базе отражались корректные остатки.
Ежедневно проверять 25–40 позиций — реально. С терминалом сбора данных делаем это за час.
Вторая точка контроля — своевременное заведение товарных накладных в программу. Это необходимо для корректного товароучета и продаж.
Для этого используем журнал входящих документов. С ним мы не теряем накладные и возвраты. Бывают случаи, когда журнал помогает отследить грузопоток на склад или время прибытия машины поставщика.
Входящий журнал у меня есть во всех магазинах. В нем фиксируются все поставки в магазин. По каждой накладной делаем запись о поступлении товаров, экспедиторе, номере машины. Расписывается экспедитор и приемщик. В журнале быстро потом находятся потерянные накладные или непринятые машины.
Цепочка контроля:
- Товаровед и приемщик‑оператор записывают данные о поставке в журнал.
- Операторы в тот же день вносят накладные в программу и сверяют их с журналом.
- Бухгалтер в тот же день сверяет первичку с журналом. Сопоставлять реальный приход товара с документами легче, когда магазин работает через электронный документооборот.
Как ускорить обработку накладных
Приходные накладные на бумаге не обязательно вводить вручную, их можно быстро распознать через мобильное приложение Saby Docs.
Сотрудник наводит камеру смартфона на документ, и накладная появляется в учетной программе — остается только проверить и провести.
Через это приложение можно проверить и легальность маркированной продукции, отсканировав марку на крепком алкоголе или код маркировки.
Екатерина Плесовских, эксперт по автоматизации розничных продаж
Третья точка контроля — сверка кассы в ежедневном режиме. В кассовом отчете смотрим все пробитые чеки. Подозрительные операции сверяем с данными видеонаблюдения.
Четвертая точка — видеоконтроль. В зоне приемки я размещаю минимум две камеры, обязательно с записью звука: одна на входе в зону приемки, вторая — непосредственно в месте, где принимают товар. Это два моих «охранника»: по видео можно отследить, что происходит во время прихода товара. Например, что приехало четыре газели от поставщиков, а разгрузились только три. Значит, произошла какая‑то махинация.
На кассах также ставим камеры с хорошим разрешением (покупюрной видимости). Махинаций с наличными сейчас стало меньше, но кассиры могут мошенничать и с оплатой картами.
Пятая точка контроля — выделить товары, несвойственные для воровства покупателя. Например, вынести много рыбы или мяса из магазина в короткий срок сложно, да и покупатели столько не воруют. А при приемке это легко делается.
Если обнаружено существенное расхождение по инвентаризации, необходимо выделить большие суммы недостачи, проверить движение товара и сверить с продажами. Сразу будет понятно, в какие дни идет перекос в остатках. Проанализировать, что происходило в эти дни в магазине и кто из сотрудников работал. Да, это скрупулезный анализ, но именно такие точки контроля выявляют хищения сотрудников.
Резюмирую, что поможет ритейл-предпринимателям снизить потери в магазине:
- Первый шаг — анализировать источники: какие потери относятся к ошибкам в хранении товаров магазина, какие возникают из‑за краж со стороны покупателей или сотрудников, некорректного учета и инвентаризации, большого запаса неликвидных или устаревших товаров, частых возвратов поставщикам.
- Ввести регламенты и обучение для сотрудников, как им работать с товаром, как часто проводить локальные инвентаризации. Следить за прописанными и выделенными точками контроля.
- Внедрить современные технологии для предотвращения потерь: видеонаблюдение с искусственным интеллектом; автоматизацию складского учета и продаж; карты доступа или биометрические системы, чтобы ограничить доступ персонала.
Товарные потери — это серьезная проблема для магазинов любого формата. С ними надо обязательно работать, чтобы не терять в прибыльности, сервисе и репутации торговой точки.
Как списать товарные потери и автоматизировать контроль магазина
Даже в магазине с небольшим ассортиментом невозможно на 100% отследить все хищения, повреждения и утраты товаров. И тут серьезное подспорье для владельцев — системы автоматизации. В них есть функциональность для контроля и предотвращения потерь в розничной торговле. Расскажу, как это работает, на примере системы Saby Retail (СБИС Розница).
В системе отражается наличие, движение и списание всех товаров. В Saby можно построить более 20 складских отчетов: в них — вся информация о работе магазина в цифрах.
Чтобы оперативно выявлять инвентаризационные потери в магазине, владельцу или управляющему не придется каждый раз печатать бумажную опись, потом из нее переносить данные в учетную систему. Все гораздо проще:
- Создаете документ инвентаризации прямо в учетной системе. Выбираете, на каком складе или в торговом зале будет вестись пересчет либо какие товарные позиции подлежат проверке (подробнее).
- Сотрудники внесут количество товаров в приложение на телефоне или отсканируют штрихкоды. Saby сам определит отклонения: подсветит недостачи красным, а излишки — зеленым.
С умным видеонаблюдением зал, касса и склад под контролем: видео привязываются к чекам, о подозрительных операциях приходят уведомления — их можно проверить в специальном журнале безопасности.
Можно установить запрет продажи в минус. Кассир не пробьет товары, по которым нет остатка на складе. Это позволит избежать отклонений в учете и ошибок расчета себестоимости.
Чтобы видеть статистику по убыткам от разных видов товарных потерь, можно заводить статьи списания: естественная убыль, бой, кражи покупателей, махинации сотрудников.
И это только малая часть процессов, которые можно делегировать автоматизации.
Хотите протестировать программу для магазинов Saby Retail? Проведем для вас бесплатную консультацию и обсудим ваши задачи. Оставляйте заявку — мы вам перезвоним.
Попробуйте автоматизацию магазина бесплатно
Видеоматериалы по теме
