Электронный документооборот

Сбербанк имеет широкую территориальную сеть, мы получаем большое количество документов по услугам ЖКХ. Внедрение СБИС помогло организовать точную адресацию документов. Каждому филиалу в СБИС присвоен уникальный код. Поставщик указывает его при выгрузке документов или выбирает его в интерфейсе СБИС. Документы приходят сразу в филиал. Чтобы документы попали в нужное отделение, даже если поставщик не указал код, в СБИС можно привязать контрагентов к конкретным сотрудникам. Кроме того, через СБИС мы настроили роуминг с другими операторами ЭДО, что расширило круг контрагентов.

Мы используем измененную конфигурацию 1С, и стандартная интеграция со СБИС не работает. Но при этом служба безопасности не дает доступ сторонним лицам в нашу 1С. По скриншотам, устным объяснениям Тензор помог нашим специалистам интегрировать СБИС и 1С, чтобы документы отправлялись из 1С напрямую. Сейчас СБИС рассылает разные пакеты документов как стандартные (акт + счет-фактура), так и нестандартные. Например, мы используем пакет из отчета агента, акта и счета-фактуры на агентское вознаграждение. Xml-формы отчета агента не было в СБИС. Ее сделали и добавили специально для нас, чтобы мы могли заполнять и редактировать ее прямо в системе.

В первую очередь мы перевели в электронный вид расчетные документы с клиентами, повысив уровень сервиса. Теперь многие из них получают документы в день отправки, без вероятности потери. Вторым этапом реализовали получение юридически значимых документов от поставщиков. Коллеги из Тензора принимали непосредственное участие в разработке регламента по электронному согласованию входящих документов в СБИС. Последующим этапом была проведена совместная работа по интеграции учетной системы R12 и СБИС. На сегодня сотрудничество продолжается, предстоит еще много сделать по переводу контрагентов на новые электронные сервисы.

У ВкусВилл большой оборот документов внутри компании — 30000 в сутки. И с каждым днем «бумаг» становится больше. Именно поэтому мы перешли в электронную систему. В кратчайшие сроки (1,5 месяца) инженеры Тензора внедрили и настроили ЭДО. Кроме всего, работизировали его, то есть разработали в рамках своей платформы СБИС модифицированную RPA-технологию. Последнее нам необходимо для ускорения процесса подписания документов. У нас 14000 сотрудников, ответственных за перемещение товара. Заказ, подтверждение, приемка — везде нужно ставить подпись. СБИС упростил процесс, каждый документ — на контроле. Сейчас фактически вместо сотрудника трудится робот. Его функционал — «загрузка — подпись одним сотрудником — подпись другим — выгрузка». При этом схема юридически законна за счет того, что мы используем не ПЭП, а НЭП. Робот здесь равен человеку, только в разы больше скорость и меньше ошибок. Специалисты Тензора умеют реализовывать большие проекты со сложным механизмом и в этом мы убедились сами.

Мы используем СБИС для доставки бизнес-клиентам отчетных документов в электронном виде. На сегодняшний день это один из самых быстрых и надежных способов передачи юридически значимой документации. Выставленные счета доступны клиентам по всей стране уже в день их формирования. А с учетом наших объемов это также значительное сокращение как человеческих ресурсов, так и затрат на доставку бумажных документов. Функционал системы также позволил нам выстроить процесс обслуживания клиентов по люьому типу обращений без визита в офис.

Группа «М.Видео-Эльдорадо» ежегодно осуществляет более 3 млн. доставок. Поэтому нам важно, чтобы все логистические процессы работали эффективно, а покупатели получали любой товар максимально быстро. Для этого мы с большинством наших логистических партнеров перешли на электронный документооборот. Акты выполненных работ, счета-фактуры, претензии, информационные письма мы получаем через СБИС. Это удобный сервис, которым легко пользоваться. Наши партнеры без проблем подключаются и в короткие сроки начинают работу. Подход позволяет значительно экономить ресурсы, быстрее осуществлять расчеты и, конечно, экоответственными, расходуя меньше бумаги.

Наши главные требования при выборе провайдера ЭДО – представительства во всех регионах, единая цена для всех наших филиалов и возможность интеграции с нашей системой по API. СБИС полностью им соответствует. Мы провели интеграцию с несколькими операторами ЭДО. СБИС нас порадовал лучшими темпами подключения аптек к ЭДО – за год более 15000 грузополучателей.

В нашей компании часто появляются новые товароведы, которым нужно выдавать МЧД. Благодаря СБИС нам не приходится оформлять доверенности в налоговой. Все делаю в системе: захожу в документы, заполняю данные сотрудника, даю ему права на подписание определенных документов. Как правило, документация всегда одна и та же, а подписание специфических документов согласуем с руководством. Иногда контрагенты запрашивают у нас МЧД. Мы легко выгружаем доверенность из СБИС и отправляем им. Все интуитивно понятно.

Основная наша задача – сделать обслуживание максимально удобным и простым. Мы предложили клиентам ускорить процесс обмена документами и видим, что эта услуга становится востребованной. Переход на ЭДО сократил время подготовки, обработки и отправки документов контрагентам, что позволило сделать обслуживание клиентов более технологичным. С помощью СБИС мы запустили ЭДО по всем филиалам в 56 городах России. По нашим оценкам, доля корпоративных клиентов, использующих данную модель документооборота, составляет 95%. В месяц мы отправляем около 120 000 расчётно-платежных документов нашим абонентам.

Для нас большое значение имеют пожелания наших клиентов – организаторов различных событий. Благодаря им мы постоянно улучшаем свой сервис. Одно из таких обновлений — мы перешли на электронный документооборот СБИС. Наш сервис подготавливает закрывающие документы для организаторов (юридических лиц и ИП) и участников (покупателей билетов). Теперь мы подписываем их электронной подписью и отправляем через СБИС. Такие документы имеют юридическую силу, поэтому больше никаких «бумажек». Получателям нужно всего лишь зарегистрироваться в СБИС и получить ЭП.

Внедрение онлайн-сервисов для клиентов – одно из важнейших направлений развития нашей компании. Переход на электронные документы мы начали в 2012 году сразу после утверждения законодательной базы. Вместе со специалистами СБИС мы провели интеграцию нашей биллинговой системы и личного кабинета клиента. В итоге мы работаем без бумаги уже с десятками тысяч клиентов и продолжаем активно увеличивать их количество.

При выборе разработчика МЭДО мы остановились на Тензоре, так как в холдинге уже был положительный опыт работы с данной компанией. При экспорте продукции мы обменивались с иностранными контрагентами большим количеством бумажных документов, подписываемых обеими сторонами. Их необходимо предоставлять в банк и контролирующие органы в подлинниках. Ввиду того, что обмен подобными документами был трудоемким и занимал длительное время, СБИС существенно упростил и ускорил этот процесс. Теперь подписание документов протекает оперативно. Бухгалтеры, работая с документами в одной системе, имеют их всегда «под рукой» и могут предоставлять в надзорные органы как планово, так и по требованию. В техподдержку обращались всего пару раз. Однажды у нерезидента были проблемы, которую специалисты решили в кратчайшие сроки. За год СБИС проработал без сбоев, что характеризует его как надежную систему.

Уже 2 года отправляем все платежно-расчетные документы клиентам в СБИС - всего один сотрудник справляется с этой задачей за минуты. СБИС поддержал как нашу индивидуальную визуализацию счетов и актов, так и форму абонентского договора для упрощения подключения новых компаний. Согласование оплат за связь, «коммуналку» и рекламу свелось к подписанию актов прямо в СБИС. На нашем сайте мы агитируем клиентов начать обмен документами с нами. А СБИС предоставляет страницу входа в систему с нашим логотипом и с видео-инструкциями по работе, чем помогает начать документооборот с теми, кто еще не подключен.

Наши клиенты - по всей России. Рассылка документов почтой стоила дорого. При переходе на ЭДО в СБИС отправка 1 документа стала дешевле в 5 раз. В СБИС даже в стандартный формат документа можно добавить нестандартные элементы. В нашем случае это логотип. СБИС поддерживает разные форматы: акты, счета-фактуры мы отправляем в xml, а договоры оферты в pdf. Через 4 дня после начала интеграции с 1С и доработки документов мы уже начали отправку документов. Клиенты часто задают вопросы по документам, особенно по договорам оферты. Чтобы быстро отвечать и всегда быть на связи для клиентов, переписываемся с ними прямо в СБИС – по каждому документу создается привязанный к нему диалог.

За январь 2020 года мы выставили покупателям уже 8 000 УПД. Документы из 1C выгружаются через СБИС Коннект и обрабатываются в личном кабинете – это удобно и минимизирует количество программ-посредников. В СБИС мы выставляем документы в течение дня несколько раз – это позволяет клиентам видеть документы раньше, чем товар поступит на их склад. А значит, они могут планировать приемку и автоматизировать заведение прихода в свою учетную систему. В СБИС проходит дополнительный контроль документов на правильность и непротиворечивость. Также через СБИС работаем с электронными доверенностями и гарантийными письмами, что увеличивает оперативность отгрузок.

Весомыми плюсами при выборе СБИС была возможность пакетной отправки документов и возможность бесплатного подключения для наших дистрибьюторов. Мы работаем в Sap, В СБИС реализован готовый пакет интеграции с Sap. Интеграция и переход на ЭДО был осуществлен достаточно быстро, за два с половиной месяца. В СБИС мы реализовали и наши внутренние регламенты утверждения документов перед подписанием. А также перевели на отправку через СБИС акты о предоставлении бонусных премий, визуализировав в СБИС необходимый нам формат.

Наши клиенты - энергосбытовые компании. Мы создали для них систему расчета потребляемых услуг юрлицами и формирования документов по ним. А вот документооборота у нас не было. Тензор предоставил документированный, удобный программный интерфейс для интеграции СБИС и СТЕК. Благодаря этому мы добавили модуль СТЭК ЭДО. СБИС по умолчанию выступает оператором электронного документооборота и позволяет нашим клиентам отправлять документы и видеть их статусы прямо в СТЕК. Интеграция позволяет просматривать карточки электронных документов и электронную подпись на них в СБИС. Мы в своей системе показываем ссылки на документ. Клик по ссылке открывает карточку в СБИС.

Основная цель внедрения ЭДО – создать клиентам максимально удобные условия работы с компанией Мишлен. СБИС отвечает нашим требованиям по доступности в регионах и качеству поддержки. Одним из главных требований для нас была возможность настройки роуминга, чтобы наши клиенты могли продолжать работу со своими операторами. Компания Тензор сделала лучшее предложение. В ходе работы мы убедились в правильности выбора: специалисты СБИС провели внедрение в сжатые сроки, прислушавшись к нашим пожеланиям по доработке системы.